Seguro que Eisenhower te suena a presidente de los Estados Unidos. Y, seguro también, que te ha pasado esto alguna vez: tienes muchas tareas pendientes y te abrumas porque no sabes por dónde empezar. Pues ambas cosas tienen un punto de unión, se trata de la Matriz de Eisenhower, una herramienta para gestionar y priorizar tareas, ideada por el presidente Dwight D. Eisenhower.
El que fuera el presidente número 34 de Estados Unidos entre 1953 y 1961 era conocido, entre otras cosas, “por su habilidad para tomar decisiones eficientes y gestionar su tiempo de manera efectiva”, explica el Instituto Europeo de Postgrado 1; e ideó esta herramienta para tomar decisiones estratégicas en función de la urgencia e importancia de las tareas.
¿Cómo funciona? Pues bien, tendrás que organizar esas tareas pendientes en cuatro grupos o cuadrantes:
¡Vamos a ver cómo emplear esta técnica paso a paso! Te será muy útil para evitar procrastinar, especialmente si sueles dejar aparcadas las tareas pendientes…
Cómo funciona la matriz de Eisenhower
Esta matriz, también llamada diagrama de Eisenhower, es sencilla de emplear, pero también requiere de cierto tiempo y predisposición. El objetivo final es organizar tus tareas de forma eficiente para una mayor productividad y disminución del estrés que ese trabajo pendiente te pueda causar.
En resumidas cuentas, se trata de saber qué tareas tengo que hacer primero, cuáles puedo planificar para más adelante, cuáles puedo delegar en otras personas y en cuáles no merece la pena que emplee mi tiempo y esfuerzo.
Para poner todo esto en práctica, y sobre papel, hay que seguir tres pasos:📝
- Paso 1: hacer una lista de todas tus tareas pendientes.
Agruparlas todas en un solo lugar. Puede ser un papel, un cuaderno, un documento de tu ordenador o puedes usar también algunas aplicaciones para organizar tu día a día como Todoist que podrían ayudarte a tener toda la información agrupada.
- Paso 2: clasificar cada tarea en uno de los cuatro cuadrantes según su urgencia e importancia.
Este paso podría llevarte tiempo, cierto es, pero será necesario que se lo dediques para saber en qué orden actuar. A continuación, vamos a ver más detenidamente en qué consiste cada cuadrante de Eisenhower, así como algunos ejemplos para que no te quepa duda de qué tarea debe ir en cada uno.
- Paso 3: actuar según las prioridades definidas por los cuadrantes.
Es decir, ponernos manos a la obra. Empezar a ejecutar las tareas del cuadrante uno; planificar las del dos para más adelante, organizar quién y cómo hará las del cuadrante tres. Y las del cuatro... ¡Ya han dejado de ser un problema! 🗑️
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3️⃣Reducirás el estrés al tener un mapa mental de qué debes hacer, así como reducir tu lista de tareas al evitar las más irrelevantes.
4️⃣Aprenderás a discernir entre lo urgente y lo importante.
5️⃣Aprenderás a delegar en otras personas, ya estés haciendo un trabajo en grupo o liderando un equipo profesional.
Ejemplos prácticos de la matriz de Eisenhower
La teoría está muy bien, pero lo ideal es ver algunos ejemplos de la Matriz de Eisenhower para que empieces a hacerte una idea de cómo puedes emplearla para la situación concreta en la que te encuentras. Este tipo de herramienta se puede usar tanto para organizar tu vida laboral como la estudiantil. Vamos a ver, pues, tres ejemplos para que puedas adaptarlos a la situación que necesitas.
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Matriz de Eisenhower: ejemplo para estudiantes
✍️ Mientras que estudiar el examen de mañana o terminar el trabajo que tienes que enviar hoy es prioritario; quedar con tu grupo de trabajo para organizar la próxima sesión requiere de una planificación, pero puede esperar. Los apuntes que vas a prestar, si vas mal de tiempo, puedes pedir a otro compañero/a que también los tenga que los envíe. Y si tienes examen mañana, una pausa para el café está bien, pero que no se alargue toda la mañana... ☕
Urgente e importante
Terminar el trabajo que tengo que entregar hoy.
Repasar para el examen de mañana.
Responder al correo electrónico que me ha enviado el profesor.
Importante pero no urgente
Pasar a limpio los apuntes de las últimas clases.
Organizar una sesión con el grupo de trabajo.
Conseguir los libros que necesito para el próximo trabajo.
Urgente pero no importante
Enviar los apuntes a un compañero de clase.
Firmarle la asistencia a una compañera.
No urgente y no importante
Ir a tomar café con una compañera de clase.
Mira vídeos en mi teléfono móvil.
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Matriz de Eisenhower: ejemplo para profesionales
✍️ Mientras que la reunión con uno de tus principales clientes no puede esperar, otra persona puede asistir a la reunión de un cliente menos si se solapan los horarios. También pude ser otra persona la que agende tu entrevista con un medio si hay una crisis de popularidad; pero en una situación así, no debes perder el tiempo en leer noticias que no estén relacionadas. Para que no vuelva a pasar, planifica tu plan de medios para el futuro.
Urgente e importante
La reunión con un cliente a primera hora.
Enviar el contrato al empleado/a que empieza hoy.
Crisis en los medios de comunicación.
Importante pero no urgente
Agendar una reunión con un potencial cliente.
Planificar la formación del empleado/a nuevo/a.
Hacer el plan de comunicación del mes que viene.
Urgente pero no importante
La reunión con un cliente menor hoy.
Llamar a los candidatos/as no seleccionados.
Agendar una entrevista con un periodista.
No urgente y no importante
Entrar en mis redes sociales en el trabajo.
Alargar la pausa del café con la persona nueva de la oficina.
Leer las noticias deportivas.
Para realizar una matriz con la que manejar el tiempo de forma óptima, debes colocar en el recuadro que corresponde cada una de las tareas que has listado previamente y que tienes pendientes de hacer.
Diferencias entre tareas urgentes e importantes
Cierto es que los ejemplos que hemos visto son bastante simples, para que te hagas una idea de qué poner en cada recuadro. Pero tu realidad profesional, por ejemplo, puede ser más complicada. Por eso, para priorizar actividades tenemos que saber cuál es la diferencia entre importante y urgente. Y es que, a veces el límite es difuso, y tendemos a confundir lo que se necesita para ya como importante, cuando no siempre lo es.
Aquellas tareas que requieren de una atención y solución inmediata. No darles esta prioridad puede, además, tener consecuencias negativas.
Ejemplo 1: Siguiendo el ejemplo de más arriba: ignorar que hay una crisis en los medios de comunicación.
Ejemplo 2: Resolver un problema técnico durante una presentación a un cliente.
Una tarea que es fundamental para contribuir al logro de objetivos a largo plazo.
Ejemplo 1: Tener un buen plan de comunicación para evitar tener crisis con los medios o saber cómo actuar en el caso de que suceda.
Ejemplo 2: Tener organizados los apuntes de las materias de cara a los exámenes finales para tenerlos listos a tiempo.
Como ves, algo importante no siempre es necesario hacerlo hoy mismo, pero sí planificarlo. Y algo urgente no siempre depende de uno, pues si hay un problema técnico, lo podrá resolver el equipo técnico; o el problema con los medios, la persona responsable de comunicación.
En cada trabajo o situación, estas peculiaridades serán diferentes, por eso es importante trabajar con esta matriz, para aprender a diferenciar aquellas cosas que son importantes en el largo plazo, y las que tengo que solucionar ya.
Pero siendo conscientes de que no siempre lo urgente es sinónimo de importante, a pesar de que el estrés nos lleve a confundirlo.
📝 Tal vez te venga bien tener esto a mano: si la planificación te ha fallado y has vuelto a dejar una tarea para el último momento, estas técnicas para memorizar rápido te serán muy útiles, ya tengas un examen o una presentación con un cliente. 😉
Herramientas para implementar la matriz de Eisenhower
Como has visto más arriba, en los ejemplos, implementar la matriz Eisenhower es tan simple como tomar un folio y dibujar un cuadrante. Dividir el folio u hoja del cuaderno en cuatro e ir apuntando. Luego tendrás que organizar estas tareas, por ejemplo, por fechas, ya sea anotando en cada hoja si se corresponde con un día, una semana, un mes...
Eso dependerá de cómo te guste organizarte, si diariamente, semanalmente o tener una visión más a largo plazo.
También puedes hacer la matriz en una pizarra o usar algunas aplicaciones para crear una matriz de Eisenhower de forma pautada y organizada:
⚠️Un consejo: deja este tipo de tareas para las últimas horas de tu jornada, cuando mente está menos productiva y es momento para hacer tareas organizativas. ¡Según la ciencia el mejor momento para estudiar es por la mañana, y de organizar, por la tarde!
- Con Todoist, que ya hemos mencionado más arriba, puedes hacer directamente tus matrices, con plantillas diferentes y muy útiles para ello.
- Trello es una aplicación especialmente pensada para los entornos laborales y grandes proyectos. Se organiza a través de tableros de tareas, y también cuenta con una plantilla para organizarlas a través del cuadrante de Eisenhower.
- También, tanto para Android como para Apple, puedes descargar la aplicación Eisenhower Matrix App, con una nada despreciable puntuación de 4,4.
Tanto si trabajas como si eres estudiante, puedes añadir esta técnica a tu estudio, tu manera de trabajar y de organizarte. Si tomas el hábito de emplearla, seguro que dentro de poco sabrás diferenciar qué tareas debes hacer primero sin necesidad de tanta preparación. ¡Prueba y verás!
Bibliografía
- La matriz de Eisenhower: cómo organizar y priorizar tus tareas con esta herramienta. (2023, julio 7). Instituto Europeo de Posgrado – Instituto Europeo de Posgrado; Instituto Europeo de Posgrado. https://iep.edu.es/matriz-eisenhower-que-es-como-funciona/
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