«Se define al contable como aquella persona que resuelve un problema que no sabías que existía, de una manera difícil de comprender».

¿Eres miembro del colegio de contables, llevas la contabilidad de tu negocio o microempresa, o simplemente eres una persona que quiere saber cómo puede gestionar de la manera más adecuada la contabilidad y las finanzas de su hogar?

Por si no lo sabías, la adquisición de un programa de gestión contable supone un importante ahorro de tiempo y un increíble aumento de la productividad. De hecho, contar con un buen equipo implica poder automatizar ciertas tareas como el registro de la contabilidad, la declaración del IVA, la facturación o la comunicación con el cliente.

De esta manera, Excel destaca por ser una solución ideal como software de contabilidad. Proporciona un gran número de ventajas que te comentamos a continuación.

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Vamos

¿Qué utilidad ofrece Microsoft Excel?

Excel es un programa ideal a la hora de presentar y gestionar datos cifrados que forma parte del paquete de Microsoft Office.

Muy popular como programa de gestión, esta herramienta es imprescindible para cualquiera que busque hacer su vida un poco más fácil.

Beneficios de Microsoft Excel
La principal ventaja de Excel es que facilita la creación de hojas de cálculo personalizadas.

Existen numerosos programas de contabilidad disponibles en el mercado. A continuación, te dejamos algunos de los mejores:

  • Contasol
  • Anfix
  • a3innuva Contabilidad
  • ALTAI
  • Visionwin
  • OfiConta
  • Alegra
  • Sage Contabilidad
  • Contasimple
  • Contabilidad.NET
  • PGConta
  • Gespymes
  • SeniorConta
  • Keme

Todos estos softwares que hemos mencionado aquí los utilizan diferentes contables profesionales, así como empresas especializadas de contabilidad.

Sin embargo, Excel también se emplea como software de contabilidad para satisfacer las necesidades de pequeñas y grandes empresas.

De hecho, esta hoja de cálculo permite gestionar la contabilidad y elaborar presentaciones gráficas, ¡ideal para obtener imágenes de datos numéricos que pueden convertirse en un caballo de batalla para aquellas personas que no sean contables!

Este software cuenta con la notoriedad de Microsoft. Dentro del paquete Office, Microsoft Excel es una de las herramientas de contabilidad esenciales para la contabilidad comercial, la contabilidad interna, la contabilidad de tesorería o incluso la contabilidad analítica.

Además, sus beneficios son numerosos. Además de la contabilidad simplificada, permite ilustrar datos, se puede personalizar, permite el desarrollar modelos contables, automatizar tareas como el ingreso de datos, vincular datos desde archivos externos, etc.

Su uso supone un importante ahorro de tiempo para poder dedicarlo a otras tareas o al negocio principal de un gerente comercial, por ejemplo.

Además, es mucho menos costoso que otros softwares de contabilidad tradicionales. No requiere la compra de complementos ni una licencia de usuario.

Se puede utilizar con una misma licencia de duración indefinida. Por eso, es el software más utilizado por PYMES y autónomos.

Por otro lado, para sacarle el máximo rendimiento a esta herramienta y sobre todo si lo que quieres es trabajar en tus documentos con tus compañeros de trabajo, encontrarás un modo en la nube. De este modo, podrás tener el software en todos tus dispositivos y acceder a tu trabajo desde la nube con OneDrive.

¡Por lo tanto, Excel puede ser totalmente colaborativo! Es decir, otros usuarios pueden acceder a él mediante la colaboración o el intercambio de archivos.

Veamos cuál puede ser su aplicación en el día a día.

¿Cuáles son las diferentes aplicaciones de Excel?

Probablemente te estés planteando que para qué se usa realmente el programa Excel. Para darte una respuesta a tu pregunta, a continuación, te presentamos las características que ofrece este software de gestión.

Trabajo de oficina con Excel
El trabajo de oficina requiere dominar algún tipo de software. ¡Excel se encuentra entre los primeros nombres de la lista de softwares esenciales!

Utilizado para llevar la contabilidad y registrar balances, así como ingresos y gastos, Excel permite dedicar una hoja de cálculo a cada tema que quieras, formando así un libro contable.

Por lo tanto, de acuerdo con tus necesidades, podrás enumerar diferentes cuentas bancarias, cuentas de clientes o incluso cuentas anuales para configurar una contabilidad simple. De hecho, recuerda que cuando se trata de contabilidad, lo importante es ser organizado.

También puedes desplazarte fácilmente entre hojas para trabajar con los datos.

Estas son las características que ofrece Microsoft Excel:

  • Ordenación de datos.
  • Vínculos entre documentos.
  • Funciones matemáticas.
  • Agrupaciones.
  • Fijación de líneas.
  • Gráficos.
  • Fórmulas personalizadas.
  • Entre otras...

Aunque Excel es muy práctico para gestionar la contabilidad de una empresa, también está a disposición de particulares. Aunque puede parecer complejo para los principiantes, en realidad es más fácil de usar de lo que parece.

Organiza las hojas de cálculo según tus necesidades. Posteriormente, organiza el plan de cuentas general de tu empresa (más que suficiente para los autónomos) u obtén una visión comercial de tus acciones, por ejemplo.

Te ayudará con la gestión de inventario, la realización de cotizaciones y facturas y todas las demás operaciones contables. ¡Las posibilidades son ilimitadas!

Además, dominar Excel supone toda una ventaja a nivel profesional. De hecho, muchos reclutadores buscan esta competencia, considerada como elemental en el mundo laboral hoy día.

Si no sabes manejar este software, no dudes en aprender de la mano de un profesor de contabilidad. Nuestra plataforma cuenta con miles de profesores de contabilidad, repartidos por toda España, dispuestos a ayudarte.

¿Listo para usar este software?

¿Cómo puede ayudar Excel a llevar la contabilidad?

Como sabemos, dominar el trabajo de oficina implica dominar ciertos programas, ¡entre ellos Excel!

Hoja de cálculo: Excel
Este programa de hoja de cálculo tiene muchas fórmulas que brindan soluciones tanto para particulares como para empresas.

Ahora que sabes que quieres aprender a utilizar este software utilizar, Excel te ayudará con tu gestión contable.

Se trata de un software de contabilidad y gestión ideal para realizar un seguimiento del estado financiero de tus estructuras gracias a sus múltiples opciones. Solo necesitas completar los gastos, recibos y saldo de la cuenta. De esta forma, podrás obtener una visibilidad constante de tu contabilidad, sin necesitar la ayuda de un auditor.

También te ayudará con la contabilidad analítica mediante la creación de bases de datos. Por lo tanto, ahorrarás tiempo a la hora de comparar resultados, realizar informes y gráficos.

Algunas personas se sienten cómodas con el software, mientras que otras tienen que esforzarte un poco más para dominar los códigos de su uso. A continuación, te ofrecemos algunos consejos útiles para que te resulte más sencillo saber por dónde puedes empezar:

  • Inserta varias filas o columnas a la vez haciendo clic con el botón derecho y dándole a «Insertar».
  • Agrega filtros para administrar un conjunto de datos.
  • Elimina duplicados de una fila o columna.
  • Crea un formato de celda personalizado (estándar, número, moneda, porcentaje...).
  • Ctrl + Página siguiente y Ctrl + Página anterior para hacer malabares entre las diferentes hojas de trabajo.
  • Arrastra y suelta para duplicar y adaptar una fórmula de cálculo.
  • «Buscar una función» te ayudará a encontrar la fórmula de cálculo correcta.
  • «Relleno instantáneo» sirve para distribuir datos.
  • Agregar formato condicional.
  • Insertar una lista desplegable...

Como ves, es bueno buscar algunos consejos para hacerte la vida más fácil. Tanto si eres un experto como si eres completamente nuevo en el uso de Excel, ¡siempre tendrás mucho que aprender!

Te sorprenderá el sinfín de posibilidades que ofrece esta herramienta en lo que se refiere a la contabilidad.

Extra extra: algunos atajos de teclado para ahorrar tiempo con Excel

Aunque requiera un cierto ritmo de práctica, Excel es fácil de maneja, aunque sea considerado como el sofware más complicado de Microsoft Office.

A continuación, te damos algunos consejos infalibles para aprovechar al máximo las funciones de Excel.

Atajos teclado Excel
Gracias a Excel, puedo gestionar todos sus documentos contables y realizar un seguimiento contable de mi hogar o negocio.

Estos son los atajos más útiles para una mayor productividad en Excel:

  • CTR + S para guardar.
  • Inserta la fecha de hoy presionando simultáneamente «CTRL +».
  • Inserta la hora con la combinación «CTRL +:».
  • Vuelve a calcular los datos con F9,
  • Dirígete a una celda o tabla presionando F5.
  • Selecciona una columna activa completa con «CTRL + Espacio».
  • Selecciona una línea activa completa con «MAYÚS + Espacio».
  • Selecciona toda la hoja con «CTRL + A».
  • «CTRL + ALT + V» para abrir el cuadro de diálogo de «Pegado especial».
  • Inserta una suma automática con «ALT + =».
  • Oculta la cinta de funciones mediante «CTRL + F1».
  • Selecciona todos los archivos que quieras abrir y presione «Enter».
  • «CTRL + TAB» para cambiar de un archivo a otro fácilmente.
  • Activa la búsqueda rápida con «CTRL + F».
  • Muévete rápidamente en una hoja de cálculo con «CTRL + flecha».
  • «=» para acceder a todas las funciones.

Con estos consejos, estarás listo para convertirte en un profesional de Excel para todo tipo de usos. ¡Cuanto más practique, más simple te parecerá el software! Su único secreto es que tendrás que practicar.

Añadir esta habilidad a tu CV supone toda una ventaja, por lo que sería una tontería prescindir de ella. No te demores, si es que aún no lo has hecho y aprende a manejar el programa de hojas de cálculo más famoso.

Ya sabes por qué deberías aprender a usar Excel para llevar la contabilidad. Esperamos que este artículo te ayude a orientarte en este software insignia de hoja de cálculo y contabilidad de la suite de Microsoft Office. Desde su utilidad hasta su uso diario a través de sus características, tienes todas las claves para comenzar a trabajar con sus bonitas hojas de cálculo e ilustrar todos tus datos. Si quieres mejorar tu nivel, las clases particulares son una excelente manera de trabajar en ciertos aspectos para que te resulte más fácil su manejo. Las ventajas de trabajar en Excel son numerosas y casi imprescindibles en el mundo profesional, sea cual sea tu área de especialización.

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Elvira

Soy traductora y profesora de inglés, francés y español. Disfruto leyendo y viendo series de televisión cuando el tiempo libre me deja. «Tell me and I forget. Teach me and I remember. Involve me and I learn» - «Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo».