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Ahora, en casi cualquier trabajo la gente usa software y trabaja con información para permitir que su organización funcione de una forma más efectiva.
Bill Gates
¿Sabes en qué consiste la herramienta Microsoft Excel y para qué puede serte de utilidad? Según se recoge en un artículo de la BBC, la Universidad de Harvard realizó un estudio (Harvard Business Review) para analizar las funciones que ofrece el programa para los usuarios. En todo el mundo, encontramos millones de personas que lo utilizan a diario, ya sea para el trabajo, los estudios o el hogar1.
Estas funciones pueden ser más o menos básicas desde insertar filas, hacer un autocompletado o diseñar un mero índice, hasta realizar cálculos tediosos, representar datos de una forma gráfica o crear nuestro propio calendario.
Aunque un calendario se puede realizar con la herramienta Word, un tipo de documento del paquete de Microsoft Office bastante utilizado entre los usuarios, la estructura de la interfaz que ofrece Excel así como la multiplicidad de funciones que proporciona a la hora de trabajar con datos numéricos, la convierten en una herramienta ideal también a la hora de crear tus propios calendarios.
Si no sabes ni por dónde empezar, no te preocupes, porque en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para crear tus propios calendarios desde cero o con plantilla, tú eliges.
¿Cómo crear un calendario en Excel desde cero?
Excel es una herramienta ideal para la organización del día a día así que aprende cómo puedes diseñarte un calendario en tan solo unos pasos sin tener que dominar Excel a la perfección.
Realizar un calendario en Excel te ofrecerá múltiples posibilidades:
- Podrás personalizarlo a tu gusto.
- Podrás diseñarlo con doce pestañas por cada mes del año o bien en una única pestaña donde aparezca todo el calendario.
- Podrás configurar tu calendario de tal manera que lo puedas imprimir para hacer anotaciones. Aunque también podrás ser respetuoso con el medio ambiente si no lo imprimes y lo usas o bien en el ordenador o bien en tu móvil.
- Podrás decidir si quieres una vista semanal de lunes a viernes o incluir también los fines de semana, según tus preferencias.
- Podrás hacer una lista de tareas pendientes, realizar comentarios o llevar una contabilidad de tus horas de trabajo diarias.
Crear tu calendario desde cero te permitirá configurar desde el encabezado de tu calendario hasta el aspecto que tendrá, así que si optas por realizarlo desde cero, sigue los siguientes pasos:
Configurar la página del calendario
Antes de empezar con tu calendario, será importante que configures la página de tu libro de Excel para que si, por un casual, decides imprimirlo, no tengas ningún problema y el formato sea el adecuado. Para ello, realiza los siguientes pasos:
- Crea una hoja en Excel.
- Dirígete a «Disposición de página» y cambia el tamaño de hoja a A4 (o el tamaño que tú decidas).
- Te recomendamos que con respecto a los «Márgenes» apliques la opción «Estrecho» y en cuanto a la «Orientación», «Horizontal».
- En «Configurar página», haz clic en la esquina inferior izquierda para acceder a la ventana donde podrás personalizar los márgenes y centrar tu calendario en la página.
- Después puedes seguir configurando la página, al poder también personalizar el encabezado y el pie de página, donde puedes poner algo así como «Calendario 2023» o «Calendario anual».
Hecho todo esto, ya tendrás tu hoja preparada para empezar a darle formato.
¿Sabes que puedes crear tus propios formularios en Excel?
Darle formato a las celdas
Ahora toca aplicarle formato a las celdas, para ello, puedes empezar reduciendo el ancho de las celdas.
- Selecciona siete columnas.
- En el menú de «Inicio», dirígete a «Formato» y selecciona «Ancho de columna» para configurarlo. Puedes poner un ancho, por ejemplo, de 3,5.
- Después, selecciona «Alto de fila» y cambia el valor a 22 (o el que tú prefieras).
- Después, puedes combinar las siete celdas de la primera fila para poner el nombre del mes. Empieza por enero. A continuación, añade en la fila de abajo, las iniciales de los días de la semana.
- A continuación, configura la celda con el estilo que prefieras. Para ello, selecciona el cuadrante del mes y con el botón derecho del ratón, haz clic en «Formato de celda» para configurar las celdas con el estilo que quieras.
- Una vez hecho, solo te quedará añadir los días del mes.
De este modo, obtendrás el siguiente resultado:
Repetir el paso con los diferentes meses del calendario
Tras esto, solo tendrás que continuar trabajando con los otros meses. Para ello, sigue los siguientes pasos:
1. Copia el calendario del mes de enero.
2. Deja una celda como espacio en la misma fila y pégala a continuación. En nuestro caso, en J2. Cuando lo pegues, en las opciones de «Pegado especial», selecciona la opción «Mantener ancho de columnas de origen».
3. A continuación, cambia el nombre del mes y los números, según corresponda.
4. Reduce el ancho de las celdas que hay entre cada mes para que quepa todo en la página de impresión.
Si sigues todos estos pasos, tendrás listo tu calendario, pudiendo personalizarlo según todas las opciones que quieras.
¿Necesitas aprender a aplicar porcentajes en Excel? Descubre aquí cómo hacerlo.
¿Cómo hacer un calendario en Excel a partir de una plantilla?
Si buscas una alternativa más sencilla y menos manual que la de hacerte tú mismo el calendario, también tienes la opción de insertar un calendario en Excel a través de las plantillas disponibles, un proceso muy rápido y sencillo de realizar, donde solo tendrás que realizar unos cuantos pasos.
Primero. Abre Excel y haz clic en «Archivo».
Segundo. A continuación, realiza una búsqueda introduciendo la palabra «Calendario(s)» en «Buscar plantillas en línea» o si te aparece como sugerencia, haz clic en ella.
Tercero. Obtendrás cientos de resultados con diferentes opciones de calendarios:
- Calendario académico
- Calendario de adviento
- Calendario para estudiantes
- Calendario de actividades de verano
- Calendario de cualquier año
- Calendario semanal
- Planificadores y organizadores
- Calendario semestral
- Calendario de 12 meses
- Calendario global de todos los meses
- Calendarios con temas y fotografías de diversa índole
Para probarlos, solo tendrás que seleccionar en que quieras y se abrirá automáticamente. En este caso, se ha seleccionado un calendario de cualquier año, en el que aparece el siguiente mensaje de advertencia sobre la plantilla:
En función de la plantilla que escojas, puede ser que la vista tenga más o menos pestañas. Por ejemplo, si escoges uno donde cada hoja corresponda a un mes, tu libro-calendario tendrá 12 hojas, una por cada mes del año.
Por eso, te recomendamos que analices bien las diferentes plantillas que encontrarás en el buscador de Excel, puesto que seguro que hay alguna que se adapta a tus necesidades.
Si este no fuera el caso, siempre puedes recurrir a Internet. Por ejemplo, la página de Office ofrece plantillas de Excel gratis, solo tendrás que buscar el modelo que más te guste y hacer clic en descargar. Una vez tengas el archivo descargado, solo tendrás que abrirlo con Excel y empezar a trabajar.
¿Quieres utilizar las listas desplegables de Excel en tu calendario?
Algunas fórmulas útiles para hacer un calendario
Como hemos visto, hacer un calendario en Excel de forma manual es bastante sencillo, no obstante, para ahorrar tiempo, puedes recurrir a algunas fórmulas, para que el trabajo sea más automático, como el cálculo del número de días entre fechas o crear listas de fechas consecutivas, entre otros.
Establecer el día y la hora actual
A la hora de insertar la fecha actual en una celda, puedes utilizar la función =HOY(). Si también tienes que añadir la hora, puedes usar la función =AHORA(), que añade la fecha en formato DD-MMM-AAAA y la hora en formato HH:MM, aunque se puede personalizar según el formato de celda que prefieras aplicar.
Establecer una fecha
La fórmula =FECHA(año;mes;día) te permitirá añadir la fecha automáticamente en el formato que tú escojas. Para ello, añade la fórmula en la primera celda del mes y en la celda siguiente, añade la fórmula =Celda donde hayas introducido la fórmula FECHA +1. Observa la imagen para verlo fácilmente.
Crear tus propios calendarios con Excel será coser y cantar si sigues estos consejos que te damos desde Superprof. Asimismo, si todavía te quedan dudas, siempre puedes recurrir a un profesor de los que encontrarás en nuestra plataforma de Superprof, dispuesto a enseñarte todo lo que necesitas saber sobre los entresijos de Excel. ¿Preparado para empezar hoy mismo a utilizar tus propios calendarios?
1BBC News Mundo. (2019, 8 abril). 10 funciones de Excel «que todos deberíamos aprender», según la Universidad de Harvard. https://www.bbc.com/mundo/noticias-47853328
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