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La función de un buen software es hacer que lo complejo aparente ser simple.
Grady Booch
¿Te gusta la informática? ¿Necesitas manejar ciertas herramientas como Microsoft Word o Excel en tu día a día? Hay personas que rehúyen de la informática y la ofimática, pero también encontramos otras que recurren a ellas en su día a día. Hay quienes incluso lo aplican en su vida personal, tal y como se recoge en este artículo de El Mundo1.
No obstante, no hace falta llegar a tal extremo para poder aprovechar bien todas las funcionalidades que Microsoft Excel esconde. De hecho, se trata de una herramienta de cálculo muy útil para gestionar la contabilidad tanto a nivel personal como laboral. De ahí que haya muchas personas que necesiten aprender sobre esta herramienta.
Por supuesto, dependiendo de las necesidades que tengas, aprenderás unas u otras funcionalidades de esta herramienta: realización de facturas, contabilidad de una empresa, análisis de datos, informes anuales de cuentas... También hay quienes recurren a este tipo de documentos para realizar formularios.
Si quieres aprender a crear tus propios formularios en Excel, sigue leyendo este artículo donde te contamos todo lo que necesitas saber para crearlos desde cero.
¿En qué consiste un formulario en Excel?
Un formulario es un tipo de documento que permite introducir datos que posteriormente se analizarán para un determinado fin. La ventaja de utilizar un formulario en una hoja de cálculo como Excel es que podrás organizar y administrar la información con una mayor facilidad, puesto que permite dar las instrucciones precisas de lo que se debe escribir en los recuadros correspondientes para evitar posibles errores a la hora de recopilar dichos datos.
Al igual que ocurre con los formularios en papel, este tipo de documento contiene espacios para introducir los datos, pero se van creando de forma automática a través del uso de controles de formulario, que veremos a continuación. Gracias a estos, se pueden agregar campos de texto, listas, casillas, desplegables o botones, entre otros elementos, para facilitar la introducción de datos.
Los formularios de Excel pueden cumplimentarse de forma telemática o bien imprimirlos y rellenarlos a mano. Lo importante es saber qué datos necesitas que el usuario introduzca y decidir qué tipo de formulario vas a utilizar para tu creación.
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¿Qué tipos de formularios existen?
Quizá no lo sabías pero existen distintos tipos de formularios que se pueden crear en Excel:
- Formularios de datos
- Hojas de cálculo con controles de formulario
- Formularios de usuarios de Visual Basic para aplicaciones (VBA)
Eso sí, aunque existan estos tipos de formularios, se pueden utilizar por separado o combinarse en función de las necesidades de cada usuario. Por supuesto, los usuarios más avanzados pueden optar por el formulario de VBA, puesto que requiere conocimientos de programación y un cierto nivel de dominio del programa, así que tenlo en cuenta si esta es tu intención.
¿Cómo hacer formularios en Excel paso a paso?
En el caso de los formularios de datos, se trata de crear formularios sencillos que no necesitan funcionalidades demasiado personalizadas o sofisticadas. El usuario solo tendrá que cumplimentar un campo detrás de otro.
Estos formularios se pueden crear de forma automática con Excel a partir de cualquier tabla de una hoja de cálculo y sirven para poder introducir datos en la hoja de una forma más eficiente y rápida.
¿Cómo se crea un formulario de datos en Excel?
Paso 1. Inserta una tabla con sus encabezados y datos respectivos en la hoja de cálculo.
Paso 2. Activa la opción de formulario en los comandos del programa haciendo clic en «Archivo» > «Opciones» > «Personalizar cinta de opciones». Entonces se abrirá una ventana de opciones, donde buscarás «Todos los comandos». En la lista que te aparecerá, selecciona «Formulario» y haz clic en el botón «Agregar».
De este modo, el programa genera el formulario a partir de los datos que has recogido en la tabla, tal y como se muestra en la siguiente imagen:
Ya solo quedará cumplimentar cada una de las casillas del formulario. Fácil y eficaz, ¿verdad?
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¿Cómo hacer formularios con controles?
Los controles de formulario permiten introducir datos con ciertas funcionalidades adicionales como listas desplegables, casillas de verificación, clic en botones u otras opciones, que permitirán que el usuario pueda interactuar en cierto modo con el documento.
¿Cómo se crea un formulario con controles en Excel?
Paso 1. Tendrás que activar la opción «Programador», que previamente tendrás que haber activado en «Archivo» > «Opciones» > «Personalizar cinta de opciones». Una vez hecho esto, abre la lista de «Pestañas principales» y habilita la opción «Programador».
Paso 2. Dentro de la pestaña «Programador», dirígete a «Controles» y en ella, dirígete a «Insertar». Si haces clic en esta opción, se abrirá una ventana con los controles de formulario, que no requieren conocimientos de programación, y los controles Active X, que sí que los necesitan.
Paso 3. Inserta los controles de formulario en la hoja, para crear un formulario más sofisticado con opciones, botones, casillas de selección a partir de tablas de datos de tu hoja. Para insertarlos, solo tendrás que seleccionar la celda donde quieras insertarlos.
Paso 4. Podrás editar o configurar los diferentes controles haciendo clic con el botón derecho del ratón encima de la casilla en la que insertaste el control y entrando en la opción «Formato de control».
De este modo, solo tendrás que ir añadiendo todos los controles que quieras, según también lo que necesites. Puedes también recurrir al uso de las listas desplegables en Excel para hacer más completo tu formulario.
¿Cómo hacer formularios con VBA?
Finalmente, este tipo de formularios están dirigidos a usuarios más avanzados, puesto que requieren ciertos conocimientos de programación con código, por lo que su creación puede resultar un tanto compleja, aunque también es verdad que proporcionan una gran flexibilidad y personalización.
Primero. Para poder crearlos, lo primero que tendrás que hacer es abrir el editor de VIsual Basic de Excel (habiendo previamente activado la opción de «Programador», tal y como hicimos en los formularios con controles).
Segundo. Una vez activada la opción de «Programador», habilita las macros. Para ello, crea un nuevo archivo y guárdalo como «Libro Excel habilitado para macros» en «Archivo» > «Guardar como» > «Libro Excel habilitado para macros».
Tercero. Tras esto, inserta una tabla de datos. Para ello, crea una tabla con todos los datos que quieras recoger en tu formulario.
Cuarto. Una vez hecho esto, activa el User Form. Para empezar a diseñar el formulario, selecciona la opción «Insertar» del menú superior del programa y después, haz clic en «User Form», que lo encontrarás en el desplegable. En ese momento, te aparecerá un formulario en blanco y un cuadro de herramientas, tal y como se muestra a continuación.
Quinto. Ahora te tocará diseñar los campos del formulario, para ello, usarás la opción «Cuadro de texto» del Cuadro de Herramientas.
Sexto. Una vez hecho esto, podrás añadir controles de formulario. Para ello, deberás seleccionar cada control que necesites (botón, casilla de verificación, desplegables, flechas de arriba y abajo...) en el Cuadro de Herramientas y dibujarlo sobre el formulario.
Séptimo. Después, programa los controles para que funcionen al rellenar el formulario. Para editar el código, dirígete a «Ver código». Entonces, se abrirá una ventana en la que mediante la introducción del código podrás programa el formulario para ir insertando las distintas funcionalidades de cada control de formulario que hayas agregado.
Octavo. Como quizá te hayas podido equivocar en algún paso, lo ideal será asegurarte de que todos los controles funcionan correctamente probándolos.
Por razones de extensión, desde Superprof, hemos tratado de sintetizar al máximo el proceso de creación de formularios en Excel. No obstante, conforme vayas poniendo en práctica todo lo visto, verás que no resulta tan complejo y que podrás ir ahondando en diversas funciones que ofrece Excel.
No obstante, si te queda por resolver alguna duda al respecto, siempre tendrás la opción de recurrir a un profesor como los que encontrarás registrados en Superprof y que están dispuestos a dar solución a cualquier quebradero de cabeza que puedas tener. Para ello, solo tendrás que contactar con ellos.
A aprender a manejar Excel se aprende practicando, así que empieza hoy mismo.
1Adictos al Excel: «En 10 años de relación apuntó todos nuestros gastos. Cuando rompimos, me dijo que le debía dinero». (2022, 29 julio). ELMUNDO. https://www.elmundo.es/yodona/vida-saludable/2022/07/29/62e3a34ce4d4d8823c8b458c.html
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