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La tecnología hizo posible las grandes poblaciones; ahora las grandes poblaciones hacen que la tecnología sea indispensable.
José Krutch
El ordenador se ha convertido hoy en día en una herramienta imprescindible que no puede faltar en ninguna casa ni en ninguna empresa u oficina. Nos ayuda tanto a nivel profesional como a nivel laboral al facilitarnos muchas de las tareas que tenemos que hacer en nuestro día a día.
El programa Microsoft Excel, del que seguro has oído hablar y que, incluso, quizá también tengas que manejar en tu vida cotidiana, no fue el primer programa de hoja de cálculo que se inventó, hace ya más de 30 años, sino que ya existían otros en la industria, aunque este logró hacerse poco a poco un espacio entre sus distintos competidores gracias a las funcionalidades que proporcionaba, tal y como recoge el periódico La República de Perú1.
Excel poco a poco se ha ido convirtiendo en una herramienta muy versátil tanto para temas contables como de gestión u organización. ¿Conoces todas las opciones y funcionalidades que ofrece esta herramienta más allá de sus fórmulas para realizar ciertos cálculos?
Por esta razón, en este artículo abordamos algunas de las principales funciones que ofrece Excel y que no resulta tan habitual conocerlas, pero que te facilitarán el día a día en tu hogar, en tu trabajo o en la escuela. Toma nota de todas ellas.
Los porcentajes en Excel
Un porcentaje es aquel número o cantidad que representa una porción con respecto a un total que se divide en cien unidades. Este suele estar representado por el símbolo «%». Aunque tienen muchos usos y aplicaciones, solemos verlos en descuentos o rebajas, en impuestos o en beneficios, por ejemplo.
Pero ¿cómo se puede calcular un porcentaje en Excel? Para ello, tienes varias opciones que veremos a continuación.
- Puede ser que ya tengas el número y simplemente lo que tengas que hacer sea aplicarle el formato de porcentaje. Para ello, selecciona la celda y dirígete a «Inicio» > «Menú» > «%». Como Excel suele multiplicar el número que esté en esa casilla por 100, tenlo en cuenta por si tienes que escribir el decimal para obtener el tanto por ciento correcto.
- Si lo que quieres es calcular el porcentaje de un valor, para ello, tendrás que introducir una fórmula en la que se aplique lo siguiente: «=celda en la que esté el número al que quieras aplicarle el porcentaje * número de porcentaje / 100».
- Si tienes que aplicar el porcentaje a varios números de una columna/fila, recuerda que podrás arrastrar la fórmula para que se aplique en otras celdas.
Por supuesto, hay otras muchas funciones en las que podrás ir ahondando cuando empieces a trabajar con porcentajes como sumar o restar porcentajes, aumentar o disminuir un número según un porcentaje o aplicar descuentos...
Las listas desplegables de Excel
Las listas desplegables hacen referencia al típico menú que se abre cuando se selecciona una casilla (normalmente se hace clic en una flecha o en cualquier otro icono que así lo indique). Al seleccionar un elemento de dicho menú, la celda se rellenará automáticamente.
Normalmente, el uso de este tipo de elementos se suele reservar para formularios ya que así la introducción de los datos suele ser más rápida y eficaz al evitar que se puedan entrar datos incorrectos.
Pero ¿es fácil crear una lista desplegable en Excel? Sí, solo tendrás que realizar una serie de pasos que se detallan a continuación.
Primero. Tendrás que tener en tu Excel una lista con todas las entradas válidas para cada una de las listas que vayas a crear de tal manera que las escribas en una única fila (o columna), sin dejar celdas en blanco.
Segundo. Una vez hecho esto, selecciona la celda en la que quieras crear tu lista desplegable. Una vez hecho eso dirígete a Datos» > «Validación de datos».
Tercero. Lo primero que tendrás que hacer es configurar la lista que vayas a crear. Para ello, busca «Lista» en el menú desplegable de «Permitir» y, a continuación, introduce el rango de la lista (las celdas donde hayas introducido todas las entradas válidas).
Cuarto. Después, podrás personalizar tu lista si quieres que aparezca algún tipo de mensaje de error o de entrada, en el que se proporcione la información que sea necesaria para la correcta cumplimentación.
Realizados todos estos pasos, obtendrás una lista desplegable con todas las entradas que tenías y que podrás ir modificando según lo necesites.
Hacer un calendario en Excel
Seguro que alguna vez te has encontrado con un calendario creado en Excel. Si quieres crear tu propio calendario, toma nota porque te contamos cómo hacerlo:
- Crear un calendario desde cero
Lo primero que tendrás que hacer antes de empezar a crear tu calendario es configurar la página de tu libro de tal forma que si decides imprimirlo, el formato no suponga ningún problema.
Tras ello, aplica el formato que quieras a las celdas (ten en cuenta que para cada mes, si es que lo vas a hacer mensual, necesitarás 7 columnas...), reduciendo o ampliando el ancho o el largo. Para aplicar el formato, selecciona las celdas y con el botón derecho del ratón, haz clic en «Formato de celda» donde podrás aplicar bordes, sombreados y otras configuraciones.
Una vez hecho esto, solo tendrás que añadir los días del mes. Repite el paso con cada uno de los meses para obtener el calendario anual.
- Crear un calendario a partir de una plantilla
Si lo que quieres es crear un calendario de una forma más sencilla, descubre la oferta que encontrarás en las plantillas disponibles de Excel. Para ello, abre un documento de Excel y haz clic en «Archivo» > «Nuevo». De este modo, podrás realizar una búsqueda de plantillas escribiendo la palabra «Calendario».
Encontrarás todo tipo de calendarios, desde calendarios semanales, calendarios mensuales, calendarios semestrales, calendarios anuales, planificadores, calendarios de adviento, calendarios de diversas temáticas...
Una vez descargada la plantilla, analízala para personalizarla a tu gusto, cambiando el formato, añadiendo notas o incluso aplicando fórmulas, que puedan facilitarte el día a día.
Crear un formulario en Excel
Un formulario es un tipo de documento en el que se introducen una serie de datos que posteriormente se analizarán para un determinado objetivo. Normalmente, los formularios están compuestos por datos que luego hay que analizar y gestionar por lo que cuanto más sencillo sea el proceso de análisis, mejor.
Excel ofrece la posibilidad de crear distintos formularios en Excel que se pueden utilizar o bien combinándolos o bien por separado:
- Formularios de datos
- Hojas de cálculo con controles de formulario
- Formularios de usuarios de Visual Basic para aplicaciones (VBA)
Los formularios de datos son los más sencillos y los que no requieren conocimientos avanzados de programación y de uso de Excel.
¿Cómo se puede crear un formulario en Excel paso a paso?
- Inserta una tabla donde introduzcas todos los datos que quieres recolectar con tu formulario. Por ejemplo, en la imagen de arriba serían «Nombre», «Primer apellido», «Segundo apellido»...
- A continuación, activa la opción de «Formulario» en los comandos del programa («Archivo» > «Opciones» > «Personalizar cinta de opciones» > «Todos los comandos» > «Formulario» > «Agregar»).
- De este modo, el programa generará un formulario al hacer clic en «Formulario» (casilla que aparecerá en la pestaña que tú indiques a la hora de personalizar la cinta de opciones).
- Así, los diferentes usuarios solo tendrás que cumplimentar los datos que se les solicite.
Si quieres ir un poco más allá, añade controles a tus formularios para que los usuarios puedan interactuar con el documento. Para ello, activa la ventana «Programador» y prueba con los diferentes controles de formulario para crear un formulario más sofisticado con flechas, desplegables y demás.
Como hemos visto Microsoft Excel ofrece una gran multitud de funcionalidades que quizá desconocías y que puedes empezar a aplicar en tu día a día. Algunas son más fáciles y otras más complejas que incluso requieren conocimientos de programación y que no son tan accesibles para un usuario básico.
Si quieres profundizar en tus conocimientos sobre esta herramienta o cualquier otra herramienta de software, te animamos a que contactes con alguno de los profesores que encontrarás en la plataforma de Superprof y que están dispuestos a enseñarte todo lo que necesitas saber para facilitarte el día a día en el trabajo, en la escuela o en casa.
¿Preparado entonces para empezar a aplicar todo lo aprendido hoy mismo?
1Marcelo, B. (2022, 11 mayo). ¿Sabes qué tan revolucionario fue Excel hace 30 años? Este video te lo demuestra. Microsoft | Office | Lotus 1 2 3 | Actualidad | La República. https://larepublica.pe/tecnologia/actualidad/2022/05/11/sabes-que-tan-revolucionario-fue-excel-hace-30-anos-este-video-te-lo-demuestra-microsoft-office-lotus-1-2-3
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