«No fueron ni los poetas ni los novelistas los que inventaron la escritura: fueron los contables». - Christos Nuessli

Independientemente de que tengas una pequeña o mediana empresa, seas autónomo o gestor de una empresa unipersonal, existe una serie de obligaciones contables que deberás conocer al pie de la letra. De este modo, el mundo del emprendedor resulta muy atractivo por sus múltiples ventajas, pero también un tanto complicado por todo lo que hay detrás y que no se ve, como la contabilidad.

Al fin y al cabo, gestionar una contabilidad no siempre resulta tan sencillo cuando se trabaja por cuenta propia. De hecho, en España encontramos numerosas empresas de asesoría y gestión contable que cuentan con expertos contables, ya que no todo el mundo sabe cómo gestionar un libro de ingresos y gastos.

Por eso, es fundamental saber gestionar tanto el dinero, como la forma en que se factura, cómo se gasta, cómo se registra... Todo esto afecta a la contabilidad, pero también y sobre todo: a un vasto campo de riesgos y posibles errores.

No obstante, no te preocupes, entre los programas y libros de contabilidad, encontrarás numerosas soluciones para no sentirte abrumado si trabajas por cuenta propia. ¿Te interesa? A continuación, te dejamos nuestros consejos para saber gestionar tus cuentas como un verdadero contable.

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Contabilidad: utilizar un software de facturación automática para autónomos

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El autónomo también debe tener algunas nociones de contabilidad, independientemente del campo de trabajo.

Cuando trabajas por cuenta propia, los números pueden convertirse en nuestro peor enemigo si no los dominamos correctamente. Sin embargo, a diferencia de una empresa, un autónomo tiene una serie de impuestos que debe conocer perfectamente para saber cuándo debe aplicarlos: IVA e IRPF.

  • El IVA se aplica sobre la base imponible de cualquier factura. Según el tipo de producto o servicio que prestemos, se aplicará un porcentaje u otro (general (21 %), reducido (10 %) o superreducido (4 %)).
  • El IRPF es un impuesto que se paga trimestralmente, al igual que el IVA, y que solo se aplica en España si ofreces un servicio o producto a una empresa o profesional. Si se trata de un particular, no tendrás por qué aplicarlo.

Como ves, es necesario comprender bien cómo son las cosas cuando trabajas por cuenta propia. Sin embargo, los números tienen ese efecto que tienden a volver locas a algunas personas cuando no están bajo control. ¿Y si recurres a algún programa que te pueda ayudar?

Los programas de facturación son perfectos para autónomos, ya que a diferencia de los softwares de contabilidad, simplemente tendrás que introducir los números de tus facturas y administrarlas de la mejor manera posible. Entre los software de facturación más populares se encuentran:

Ten en cuenta que la mayoría son gratuitos. Una buena razón para utilizarlos, te toca a ti elegir por cuál empezar.

Trabajador por cuenta propia: gestionar las cuentas de forma regular

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Como autónomos, se requiere una cierta regularidad a la hora de gestionar las cuentas.

Parece lógico, pero no todo el mundo lo hace, y es que es fundamental tener una cierta constancia a la hora de gestionar las cuentas. Un buen control de los presupuestos y de las facturas permitirá a cualquier emprendedor entender qué significan los números de contabilidad.

Antes de nada, algunas reflexiones...

No pierdas el justificante de compras (gastos), ya que así podrás deducirte esos gastos posteriormente cuando tengas que hacer las diferentes declaraciones trimestrales.

En segundo lugar, no dudes en llevar un libro de ingresos y gastos, ordenados cronológicamente, donde deberás incluir la información imprescindible, como la fecha, el nombre del cliente, el importe, la forma de pago, etc.

En definitiva, cuanto más claro, riguroso y regular seas, más sencillas serán las cosas para ti.

Por cierto, no olvides enumerar tus facturas cronológicamente. Aunque parezca algo muy sencillo, también debes recordar que es algo obligatorio, porque aunque el formato de numeración pueda variar, este deberá aparecer indicado en las facturas.

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Contabilidad: llevar un registro de compras según el tipo de autónomo

No todos los autónomos tienen que llevar un registro de compras, pero en algunos casos es obligatorio. Un registro de compras afecta a todos aquellos autónomos que venden bienes, lógicamente, pero también a los que cuentan con servicios de alojamiento, por ejemplo.

De este modo, el registro de compras permite organizar los datos de una forma fácil y sencilla para ubicarlos sin problema. Al igual que el libro de gastos e ingresos, el registro de compras debe llevarse cronológicamente, en el que deberás incluir el nombre del cliente, el medio de pago, la fecha, etc.

La venta de bienes también se ve afectada por la contabilidad, por lo que necesitarás entender todo esto para poder aplicarlo bien y sin llevarte sorpresas.

Autónomos: abrir una cuenta bancaria profesional

gestión contabilidad trabajador autónomo
Debes saber que hay ciertos procedimientos contables necesarios, e incluso obligatorios. Entre ellos, ¡tener una cuenta bancaria con fines profesionales!

Aunque no es totalmente obligatorio, cualquier emprendedor autónomo que empiece a trabajar debe saber que lo más recomendable es tener una cuenta bancaria dedicada a su actividad. Una cuenta bancaria profesional, que lógicamente se diferencie de la cuenta personal.

De hecho, hay muchos bancos que ofrecen cuentas para autónomos y PYMES de forma totalmente gratuita, como ING, Bankinter, Qonto, Revolut o Bankia.

Si tienes una cuenta específica para tus fines profesionales, podrás medir tus resultados, te resultará mucho más sencillo llevar tus cuentas, podrás separar tus finanzas de las personales, tendrás una mayor posibilidad de financiación y, además, si algún día tienes una inspección, te será mucho más sencillo encontrar todos tus datos.

Autónomos: hacer un duplicado para poder administrar las cuentas

Duplicados autónomos
Si quiere ser un as de la contabilidad, descubre todo lo que necesitas saber para llevar tus cuentas como autónomo.

¿Cuántas veces nos han dicho que hagamos fotocopias de los documentos más importantes? Miles de veces, ¿verdad? Esto es casi de obligado cumplimiento cuando tienes una empresa. Aunque lo tengas todo bajo control, puede ocurrir que pierdas cualquier dato en el momento más inoportuno.

Y quien dice perder, a veces se refiere a la imposibilidad de demostrar ciertas cosas, como los gastos. Además, tus documentos contables deben almacenarse hasta cinco años después de su fecha de emisión, lo que siempre es importante subrayar. Aunque no lo parezca, podrían llamarte para un requerimiento y solicitarte cualquier documento que tenga una antigüedad no superior a cinco años.

En la actualidad, existen muchas formas de no almacenar montañas de papeles durante años. Para ello, puedes servirte de las nuevas tecnologías, ya que algunas plataformas en línea permiten mantener los documentos digitalizados, aunque también los tengas almacenados en papel en alguna carpeta de la oficina.

Las soluciones de almacenamiento en línea, como la nube, son excelentes formas de hacer esto y garantizar una contabilidad óptima en caso de que algo salga mal, aunque mejor no ponerse en lo malo.

Saber encontrar el momento adecuado para organizar la contabilidad

Puede parecer simple, pero para muchos empresarios autónomos, la contabilidad es un proceso muy complejo que requiere tiempo y esfuerzo. Esta es la razón por la que no debemos dudar en echar mano a un contable si así lo estimamos oportuno.

Con la ayuda de los programas de contabilidad o los documentos acreditativos, el momento de la contabilidad debe ser un momento para desconectar del trabajo, sin presiones ni problemas a tu alrededor. Un momento en el que tu cerebro esté disponible para procesar, recibir y analizar las distintas facturas, el pago de la liquidación de impuestos o el pago de los diferentes recibos.

En resumen, cálmate, ¡todo saldrá bien!

Ser un emprendedor autónomo no siempre es fácil a la hora de llevar las cuentas. Desde la actividad artesanal hasta la actividad profesional artística, no todo el mundo se siente cómodo a la hora de hacer un balance contable, o, al menos, a la hora de comprender el funcionamiento de la contabilidad para autónomos.

Por suerte, con algunos de estos consejos, las contribuciones sociales, la prestación de servicios y los ingresos y gastos te resultarán más fáciles y agradables. Esperamos haberte ayudado en esta gran aventura que es el ser autónomo.

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Elvira

Soy traductora y profesora de inglés, francés y español. Disfruto leyendo y viendo series de televisión cuando el tiempo libre me deja. «Tell me and I forget. Teach me and I remember. Involve me and I learn» - «Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo».