«El principio de la evolución es mucho más rápido en la informática que en el bípedo» - Jean Dion

Según un estudio, algo más de una cuarta parte de los mayores de 60 años nunca usan Internet. La exclusión informática es un gran problema en una sociedad donde casi todo se hace con un ordenador.

Así que, para los mayores o para aquellos que nunca han usado Microsoft Excel, este es un primer paso en el mundo digital. Además de otros programas de Microsoft Office como Word para el procesamiento de texto, el uso de Excel es perfecto para el análisis de datos, la automatización de cálculos, etc.

Hoja de cálculo de Excel, atajos del teclado, aplicaciones de Excel, cuenta de Microsoft, lista desplegable… Como si fuera un mini curso de ofimática, en este artículo te indicamos lo básico para saber cómo abrir un archivo de Excel, cómo realizar un gráfico, cómo crear una tabla en Excel, etc. Toda la información que necesitas saber para usar Excel a diario.

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Cómo hacer una tabla en Excel

Las fórmulas de Excel, las funciones de Excel, el diagrama, la tabla dinámica, las macros, el diseño… El programa del paquete de ofimática de Excel es famoso sobre todo por su facilidad para la creación de tablas.

Para uso diario o profesional, se usa muy a menudo para ordenar y dar diseño a los datos en filas y columnas, como cuentas de resultados, facturas… También facilita los cálculos y la creación de gráficos.

Cómo realizar una tabla en Excel
La hoja de cálculo facilita la organización de la información.

Antes de crear una tabla en Excel, asegúrate de tener el software en tu ordenador. A veces está integrado en el ordenador cuando lo compras, porque lo ha instalado directamente el vendedor.

Si no tienes Excel, entonces tienes que suscribirte en el sitio web del paquete de ofimática de Microsoft Office (Office para el hogar, Office para empresas, etc.). Descargar Excel es sencillo y podrás beneficiarte de varios programas como Word, PowerPoint y Microsoft Excel.

Pero esta versión gratuita simplificada o de pago de este software de ofimática no es la única solución. También podrás encontrar programas similares con Libre Office. Sin embargo, las operaciones no serán siempre iguales.

Si tienes una versión de prueba, una versión completa, una versión anterior u otra, entonces simplemente debes hacer doble clic en el icono del programa y elegir un nuevo documento. La hoja de cálculo aparecerá en tu pantalla. Las filas tienen números, y las columnas están indicadas por letras.

Para hacer una tabla simple o una tabla dinámica, debes empezar añadiendo todos tus datos en las celdas de la hoja de cálculo (celdas es el nombre que tienen las casillas). Si tienes dos tipos de datos, primero escribe unos datos en una columna (los gastos del mes, por ejemplo) y luego en cada fila, escribe el segundo tipo de datos (cada mes del año).

Puedes incluir cálculos automáticos y macros. Para ello, haz clic en la casilla donde quieres que aparezca el resultado y escribe en ella el signo igual. Luego selecciona la primera casilla de la operación, escribe en ella el signo de la operación que quieras realizar y después selecciona la segunda casilla de la operación.

  • Por ejemplo: = Celda B2 + Celda B3.El programa se encargará de realizar la operación.

Una vez que hayas añadido todos los datos ​​en la hoja de cálculo, selecciona todas las celdas que quieras que aparezcan en la tabla y haz clic en la pestaña «Insertar» de la barra de herramientas. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en «Tabla» (o «Tabla dinámica»), ¡y ya está! Para añadir los encabezados a la tabla, solo tienes que marcar la casilla antes de hacer clic en Aceptar.

Una vez hecha la tabla, también podrás modificar el diseño, es decir, cambiar los colores de las columnas o las filas, resaltar información, etc. Para ello, selecciona la tabla y ve a la pestaña «Diseño», y después a «Estilos de tabla». Luego, puedes elegir el tipo de tabla que más te convenga o estilizarla como mejor te parezca con las casillas de al lado.

Una vez terminada la tabla, puedes copiarla y pegarla en otra página o guardarla en formato PDF, formato Excel u otro.

Las funciones SI, Y, O y NO en Excel

Las funciones SI, Y, O y NO son funciones de comparación lógica. Estas funciones no son las más conocidas del programa Excel, pero pueden ser muy útiles para aclarar una situación y acelerar los cálculos de forma automática.

Funciones comparativas en Excel
¡Conviértete en un auténtico experto en cálculos profesionales!

Permiten relacionar varios datos según las condiciones para obtener un resultado relativo al cumplimiento o no de estas condiciones. El resultado será «VERDADERO» o «FALSO».

Pero ¿cómo funcionan? Para utilizar las funciones de comparación lógica, es necesario colocar el cálculo al final de la fila. En la celda elegida, escribe «=» para decirle al software que quieres realizar una operación.

La operación se escribe de la siguiente manera:

  • =SI(A2>10, «Sí», «No»)

Esta operación es un ejemplo para entender la estructura de la función SI. Así, si el número en la celda A2 es mayor que 10, el resultado será «Sí». Si el número es menor, la solución será «No».

Para relacionar diferentes datos, usamos lo que se llama operadores lógicos, que son: igual (=), no igual a (<>), mayor que (>), mayor o igual que (>=), menor que (<), menor o igual que (<=).

Las comparaciones no solo se pueden hacer con números; los datos pueden ser palabras.

La función SI es la función principal. Otras funciones (Y, O y NO) pueden añadirse a la función de la condición para precisar esta condición.

De esta manera, tenemos la función Y, que introduce la idea de que se deben cumplir ambas condiciones para que la respuesta sea positiva. La función O, por su parte, expresa el deseo de que se cumpla una condición de varias para obtener el resultado positivo. Finalmente, la función NO implica que la condición no debe cumplirse para que el resultado sea positivo.

Es muy posible imaginar operaciones donde se usen todas las funciones. En ese caso hablamos de funciones anidadas, que permiten jugar con varias condiciones si es necesario.

Cómo crear un gráfico en Excel

Además de crear tablas de datos, el programa Excel también es excelente para crear todo tipo de gráficos. Al utilizar los datos en la hoja de cálculo, el software ofrece varios tipos de gráficos. De ti depende elegir el gráfico según tus preferencias y el tipo de gráfico que mejor se adapte a la situación.

Cómo crear un gráfico en Excel
Los gráficos ayudan a ilustrar la información.

Los tipos principales de gráficos son:

  • El histograma,
  • El gráfico de líneas,
  • El gráfico circular,
  • El gráfico de jerarquía,
  • El gráfico de estadística,
  • El gráfico de dispersión o de burbujas,
  • El gráfico de cascada,
  • El gráfico combinado.

Pero ¿por dónde empezar para hacer un gráfico en Excel?

Al igual que para hacer una tabla, el primer paso es añadir los datos en las filas y columnas de la hoja de cálculo. Los datos se pueden repartir en una o más categorías según tu proyecto.

Después, solo debes seleccionar todas las celdas que te interesan y hacer clic en «Insertar». Verás la categoría «Gráfico» en la que podrás elegir el estilo del mismo. Al hacer clic en la flecha de los símbolos, aparecen varias subcategorías de gráficos, por lo que tienes una amplia gama de estilos de gráficos.

El gráfico finalmente aparece en la hoja de cálculo de Excel, pero puedes cambiar el formato. Para ello, haz clic en el gráfico y luego ve a la pestaña «Diseño». Verás una sección llamada «Agregar elemento de gráfico», en la que podrás controlar:

  • Los ejes,
  • El título de los ejes,
  • El título del gráfico,
  • Las etiquetas de datos,
  • La cuadrícula,
  • La leyenda.

¡Ya sabes cómo hacer un gráfico!

Esta operación no es muy complicada y puede ayudarte en la vida cotidiana, para proyectos profesionales o para pequeñas empresas.

De hecho, puedes utilizar la creación de gráficos para presentar tu proyecto a tu jefe, crear informes o resúmenes de tus gastos diarios, semanales, etc. Lo visual suele ser más fácil de entender por el cerebro que muchos números y cálculos.

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Los atajos de teclado más útiles en Excel

Excel no es realmente un software intuitivo. A veces tardas varios minutos en comprender cada función y complica un poco la tarea si no sabes cómo funciona desde el principio.

Los atajos más útiles en Excel
¡Utiliza las teclas del ordenador para ahorrar tiempo!

Para ayudarte a usar Excel bien o mejor, es importante que sepas algunos atajos básicos que podrían ahorrarte tiempo. Los atajos también son muy útiles para las personas que pueden tener dificultades motoras o que tienen problemas para usar el ratón.

Así que aquí tienes los atajos de teclado más útiles para usar en Excel:

  • Cerrar la hoja de cálculo y Excel: ALT + F4,
  • Abrir el Visual Basic Editor (el editor de cálculos de macros): ALT + F11,
  • Cortar la selección: CTRL + X,
  • Copiar la selección: CTRL + C,
  • Pegar: CTRL + V,
  • Seleccionar todo: CTRL + E,
  • Deshacer: CTRL + Z (para cancelar la última operación realizada),
  • Rehacer (cancelar la última operación cancelada con el atajo anterior): CTRL + Y,
  • Cursiva: CTRL + K,
  • Subrayar: CTRL + S,
  • Negrita: CTRL + N,
  • Tachar la celda: CTRL + 5,
  • Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas: CTRL + MAYÚS + 1.

Hay muchos otros accesos directos que pueden serte muy útiles para usar el software de Microsoft Office. Pueden ser atajos para insertar filas, columnas, para editar la hoja de cálculo, para controlar el software, etc.

Lo mejor es que anotes en una hoja los atajos que pueden serte más útiles y que uses este archivo al mismo tiempo que Excel. Aprenderás los atajos a medida que avanzas.

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Marisol

Traductora y correctora. Lectora empedernida. Me encanta viajar, la música y vivir nuevas experiencias.