«Es posible que la contabilidad sea la materia más confusa y aburrida del mundo, pero si quieres ser rico a largo plazo, tal vez también sea la más importante». - Robert Toru Kiyosaki
Como te podrás imaginar, la contabilidad no es una disciplina que vaya levantando pasiones. No obstante, sabemos que es fundamental para nuestro día a día. Más aún, cuando eres un empresario autónomo. De hecho, cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debe seguir una serie de requisitos, como tener una cuenta bancaria, cumplir con los pagos, registrar los ingresos y gastos, o comprender el funcionamiento de la administración tributaria.
Según el Ministerio de Trabajo y Economía Social, en el mes de junio de 2021, el número de trabajadoras y trabajadores autónomos asciende a más de 3.320.000, lo que se traduce en un 2,33 % más que en el mismo mes en 2020. De hecho, la afiliación al Régimen General de Autónomos ha crecido en más de un 10 % desde su cifra más baja en 2013. Estas cifras hablan por sí solas, ya que nos indican que todos estos autónomos deben cumplir con sus obligaciones legales, independientemente de a lo que se dediquen.
Todo emprendedor debe, por lo tanto, estar al corriente de sus números, volumen de la facturación e ingresos y gastos. ¿Tú sabes todo lo que se cuece en tu negocio? ¿Eres microempresario y no sabes ni por dónde empezar? ¿Estás montando tu propia empresa y todo te suena a chino?
No te preocupes, porque Superprof está aquí para ayudarte con la contabilidad para autónomos, una tarea más sencilla de lo que parece. Sin embargo, no olvides que existen ciertas obligaciones que debes conocer y reproducir para que tu actividad profesional esté en regla. ¿Te interesa el tema? Pues sigue leyendo al respecto.
Contabilidad y autónomos: Crear y emitir facturas a clientes
Uno de los talones de Aquiles de los autónomos es el tema de las facturas, que son el santo grial a la hora de hacer crecer tu negocio y hacer que tu contabilidad sea todo un éxito.
Aunque las facturas son un trámite básico para cualquier emprendedor, hay algunos datos que no te podrás dejar atrás y que son de obligada inclusión, así como algunos detalles clásicos que siempre es bueno conocer.
En primer lugar, no hace falta decir que las facturas siempre van dirigidas a un cliente, independientemente de la prestación de servicios o la venta de bienes. Parece obvio, pero al fin y al cabo la factura es un justificante de dicho acto.
En segundo lugar, las facturas deben incluir la siguiente información clave:
- La fecha de emisión
- El DNI/CIF
- La cantidad que se factura
- El nombre del cliente, así como sus datos de contacto
- Un número de factura
- Descripción de la venta/servicio (concepto)
- Tus propios datos de contacto
Asimismo, deberás tener en cuenta la aplicación de los impuestos (IVA e IRPF) en función de tu cliente. Recuerda que hay ocasiones en las que no es obligatorio aplicarlos.
Por último, recuerda que no deberás deshacerte de tus facturas hasta pasados cinco años, ya que podrían realizarte una inspección desde Hacienda para justificar tus gastos e ingresos.
Si no sabes ni por dónde empezar. Acude a internet, allí encontrarás cientos de recursos digitales para poder crear tus plantillas de facturas y presupuestos. Además, puedes guardar una copia de tu modelo de factura en cualquier plataforma de almacenamiento en la nube para ahorrar espacio y tenerla siempre a mano, estés donde estés, para asegurarte de que cumples con tus obligaciones legales y contables.
Contabilidad y autónomos: la obligación de llevar un libro de ingresos
Independientemente de la actividad económica que tengas, cuando uno es autónomo y crea facturas para sus clientes, es fundamental saber ubicarse. Para ello, tienes a tu disposición los libros de contabilidad de ingresos y gastos, una obligación para autónomos ya que si en cualquier momento tienes algún requerimiento por parte de Hacienda, te será mucho más fácil dar cuenta de tus ingresos y gastos si lo llevas todo ordenado.
Este documento puede tener distinta forma: un libro de contabilidad en papel, un modelo impreso a través de Internet, a través de un software de contabilidad, etc. El hecho es que la estructura del libro es la misma en todas estas formas; así nos será mucho más sencillo orientarnos.
¿Cuál es el fin de los libros de contabilidad de ingresos y gastos? Mantener actualizados todos los recibos de tu actividad profesional: la fecha de entrega, el nombre del cliente, la naturaleza del servicio, la forma de pago, o incluso el importe.
Lo principal es tener todo claro por tu parte. Además, la idea es tener el libro ordenador de manera cronológica, sin poder hacer modificaciones si no está justificadas.
Hay quienes prefieren dividir los métodos de pago en diferentes tablas, pero eso ya depende de cada persona y de cómo de claro quieras tener ciertos conceptos.
¿Y si pruebas las clases contabilidad de Superprof?
Autónomos y contabilidad: los inconvenientes de tener que llevar un registro de las compras
Por cierto, antes de hablar del famoso libro de compras, es importante precisar que este tipo de libros no son para todos los autónomos. De hecho, está dirigido principalmente a personas que venden bienes, pero también a quienes cuentan con servicios de alojamiento.
El registro de compras, como su nombre indica, es un documento donde se enumeran todas las compras relacionadas con la actividad profesional. Debe organizarse de la misma forma que el libro de ingresos y gastos: cronológicamente, ya que no se modificará.
Se establece anualmente y también debe incluir los distintos métodos de pago, junto con los documentos justificativos de la compra.
Por lo tanto, el registro de compras debe incluir información básica como la fecha de la compra, la referencia, el nombre del proveedor, la cantidad, la forma de pago o la naturaleza de la compra.
Contabilidad y trabajo por cuenta propia: la obligación de tener una cuenta bancaria para el negocio
Aunque no sea una obligación, como en otros países, abrir una cuenta bancaria profesional puede ser una buena idea para gestionar bien el negocio, de tal forma que la separes de tu cuenta bancaria personal.
Lo ideal es que tu cuenta profesional sea para:
- Cobrar facturas.
- Mantener un fondo de efectivo.
- Retirar cantidades profesionales para invertir.
- Pagar los bienes para el negocio.
- Tener más legibilidad en las cuentas y gastos.
- Solicitar un préstamo bancario.
En definitiva, si crees que es necesario separar lo personal de lo profesional, en el ámbito bancario también se aplica, ¿no?
Contabilidad y autoempleo: la organización
Finalmente, aunque no se trate de una obligación per se, rápidamente nos damos cuenta de que es fundamental, cuando eres dueño de una empresa (independientemente de su tamaño), tener una cierta organización, ya que se podrá convertir en un gran aliado. Cuando no hay organización, el caos se hace presente.
Por esta razón, es importante asegurarse siempre de echarle un vistazo a tus cuentas con cierta regularidad, comprar tus productos, etc. Esta regularidad de la que hablamos idealmente va acompañada de una cierta antelación, para no quedarse sin determinados productos, o para no tener que acabar entregar un servicio de la noche a la mañana.
Échale un vistazo a tu horario, y si no lo tienes, establécelo. Además, aunque tu microempresa no requiera tener contratado a ningún asesor o contable, recuerda llevar todas las cuentas y repasarlas para no cometer ningún error. No des nada por sentado y plantéate si todo lo que tienes anotado tiene sentido. A veces, con un simple repaso, nos damos cuenta de alguna que otra metedura de pata.
Como ves, la organización es fundamental para cualquier persona pero si eres autónomo emprendedor, más porque tendrás que llevar tu negocio y la contabilidad de tu empresa para adelante.
Como ves, el régimen de autónomos ofrece numerosas ventajas en algunos aspectos, aunque también implica pequeñas limitaciones que, si eres capaz de sortear, ¡te convertirán en el emprendedor perfecto! ¿A qué esperas para poner todos estos consejos en práctica?
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