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Los pasos para crear una tabla dinámica en Excel

Publicado por Marisol, el 04/04/2019 Blog > Arte y ocio > Informática > Cómo Hacer una Tabla en Excel

«La informática te ahorra mucho tiempo… ¡si sabes cómo utilizarla!» – Mireille Sitbon

Si bien los jóvenes están muy familiarizados con las nuevas tecnologías, a las personas mayores les resulta más difícil lidiar con la informática. Sin embargo, el software básico hace la vida cotidiana más fácil.

Sea cual sea tu sistema operativo, los programas ofimáticos Openoffice, LlibreOffice o Microsoft Office permiten crear gráficos y tablas de datos modificables para facilitar la comprensión de la información.

¿Cómo usar el Excel y crear una tabla en Microsoft Excel?

Cambiar la configuración de la hoja de Excel, abrir una hoja de cálculo, crear una hoja de cálculo, imprimir una hoja, los atajos de teclado, la lista desplegable, ocultar las columnas, copiar y pegar datos de una tabla dinámica, calcular los totales de la hoja de cálculo de Excel, insertar una función… Aquí tienes un breve curso de Excel para crear tablas con éxito.

¡Descubre con Superprof las funciones básicas de Excel!

El programa Excel para crear una tabla

Excel forma parte de un paquete de software de Microsoft Office (que incluye Microsoft Word para el procesamiento de textos y PowerPoint para hacer presentaciones de diapositivas). Es una hoja de cálculo que sirve para el análisis de datos y la creación de gráficos en PC, Mac, Android, Linux. En concreto, permite organizar y compartir muchos datos, en forma de tablas, gráficos circulares, etc.

Excel no es el único programa que puedes usar para crear una tabla, pero es sin duda el más conocido y el más utilizado. Los alumnos de secundaria aprenden cómo usarlo en clase para adquirir los conceptos básicos de ofimática.

Los gráficos se pueden utilizar en muchas áreas tales como las matemáticas, la economía y las ciencias en general, pero también en la vida cotidiana para llevar la economía doméstica, por ejemplo.

Descripción del programa Excel Excel forma parte de un paquete completo de software que incluye PowerPoint, Word, etc.

Abrir el programa Excel

Excel es un software de pago de Microsoft Office que cuesta 69 € al año para un uso personal. Este paquete incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher y Access. Para un uso ocasional, puedes probar durante un mes la versión familiar de 99 € al año de forma gratuita. También hay disponible una versión móvil con la compra de un smartphone o tableta.

Una vez descargado, el programa Excel se abre haciendo doble clic. Si ya tienes abierta una hoja de Excel y quieres abrir una nueva, simplemente debes hacer clic en «Archivo» y después en «Nuevo».

La organización de Excel

Una vez que el software está abierto, se presenta directamente en forma de tabla. Cada una de las casillas se llama «celda». Las columnas se numeran usando letras y las filas usando números.

Ya solo queda incluir tus datos para empezar a crear la tabla.

¿Te interesa saber también cómo usar las funciones SI, Y, O y NO en Excel?

Organizar tus datos y crear la tabla

Para crear una tabla, debes ordenar tus datos en filas y/o columnas para hacer una tabla que tenga sentido.

Organizar tus datos

La tabla puede ser una tabla simple o una tabla de doble entrada.

Por un lado, la tabla simple consta de un solo tipo de datos, por lo que puede, por ejemplo, representar los meses del año en el encabezado y los nombres de las personas que celebran su cumpleaños en cada mes.

Por otro lado, una tabla de doble entrada permite cruzar dos tipos de datos. Por ejemplo, pueden ser los meses del año en las filas y las diferentes categorías de gastos en las columnas. En este caso, para encontrar los datos incluidos en las celdas, es necesario buscar el mes, pero también el tipo de gastos asociados (alquiler, clases, etc.).

Crear la tabla

Cómo crear una tabla en Excel Selecciona tus datos para crear la tabla.

Una vez que has insertado los datos ​​en las celdas, debes crear la tabla. Puedes simplemente marcar los contornos de la tabla con la función «bordes» que se encuentra en la barra de herramientas de Inicio, pero no tendrá todas las funciones de una tabla.

Para crear una tabla funcional, primero hay que seleccionar todos los datos que deseas introducir en la tabla. Para ello, haz clic en la primera celda, en la parte superior izquierda y mantén presionado hasta que llegues a la última celda, la que está en la parte inferior derecha.

También puedes utilizar la tecla «shift». En este caso, haz clic en la primera celda, presiona la tecla «shift» y, mientras mantienes presionada la tecla, haz clic en la última celda. La selección tendrá en cuenta toda la tabla.

Con las celdas seleccionadas, solo hay que ir a la pestaña «Insertar» situada en la parte superior de la barra de herramientas y hacer clic en «Tabla» (más simple que la «Tabla dinámica»). Aparece una ventana. Antes de hacer clic en «Aceptar», marca la casilla «La tabla tiene encabezados» si es necesario.

¡Tu tabla ya está hecha!

Echa un ojo también a nuestro artículo sobre cómo hacer un gráfico en Excel.

Elegir el diseño de la tabla de Excel

La tabla no tiene por qué ser sobria y sin colores. Las herramientas de Excel te permiten estilizar tus datos un poco para que sean más claros de leer y aportar un poco de color al sobrio mundo de los números.

Para encontrar todas las herramientas necesarias para el diseño de la tabla, haz clic en la pestaña «Diseño». Esta pestaña solo aparece cuando seleccionas la tabla. Entonces puedes ir a la sección «Estilos de tabla» para elegir el color y la apariencia que quieras utilizar.

Hay otras opciones disponibles para cambiar el tamaño de la tabla, eliminar duplicados, etc. También puedes marcar las casillas según lo que desees conservar, eliminar o resaltar en tu tabla.

En la fila del encabezado puedes poner nombres a las diferentes columnas. Al desmarcar esta casilla, desaparece la primera línea.

Una de las casillas más prácticas es la casilla de «Fila de totales», con la que puedes añadir una línea al final de la tabla para calcular el total de los números indicados.

Hay otra casilla que hace que las líneas cambien de color alternativamente. Esta opción hace más fácil la lectura. Al alternar el color de las líneas, se puede evitar cometer errores entre las columnas.

Las casillas de «Primera columna» y «Última columna», si están marcadas, ponen en negrita los datos de esas columnas. También es posible alternar el color de las columnas, de la misma manera que las líneas.

Una vez que se hayan completado todas las modificaciones, solo tienes que volver a la pestaña de inicio.

Añadir colores y más funciones a la tabla de Excel Cambia el diseño de tu tabla para que sea más comprensible.

Filtrar los datos de la tabla

En la pestaña del diseño, también puedes marcar el «Botón de filtro», que sirve para poder ordenar los datos en orden ascendente o descendente en cada columna.

Solo tienes que hacer clic en la flecha pequeña situada al lado de uno de los títulos del encabezado. Aparece un menú desplegable en el que puedes elegir:

  • Ordenar de A a Z
  • Ordenar de Z a A
  • Ordenar por colores
  • Filtros digitales

Los datos se ordenan según los criterios que selecciones.

Descubre también los atajos más útiles en Excel.

Hacer cálculos en la tabla de Excel

La mayor particularidad de la hoja de cálculo de Excel, y que hace que sea un éxito, es la posibilidad de hacer cálculos de forma automática. Para calcular una suma, una multiplicación u otra operación, hay atajos que ahorran tiempo.

Primero, sea cual sea el cálculo que quieras hacer, selecciona la celda en la que quieres que aparezca el resultado y escribe el signo «=». Este símbolo indica al software que quieres realizar un cálculo.

Después, debes seleccionar la primera celda que será objeto de la operación, indicar en ella uno de los símbolos de operación, seleccionar la otra celda de la operación y presionar «Enter». El resultado aparece entonces de forma automática.

Los símbolos de operación son:

  • Multiplicación:el asterisco *,
  • Resta: el signo menos -,
  • División: la barra /,
  • Porcentaje: el signo %.

Como en una operación matemática, es posible mezclar los símbolos en una misma operación.

También puedes extender la fórmula a todas las celdas que siguen. Para ello, haz clic en la celda correspondiente a la fórmula, luego haz clic en el pequeño cuadrado de la parte inferior derecha de la celda. Mantén y selecciona las celdas de abajo. La fórmula de la primera celda funcionará para las siguientes celdas y el cálculo se adaptará.

Para realizar una operación, también puedes hacer clic en el símbolo de función «fx» de la barra de procesamiento de textos.

Hacer operaciones en una tabla de Excel Ahora serás un experto en Excel.

¿Cómo exportar una tabla de Excel?

El formato de Excel no es muy adecuado para presentar una tabla o un gráfico. Lo mejor es presentarla en otra hoja, que no sea de cálculo. Entonces, ¿cómo se puede insertar un archivo de Excel en un documento de procesamiento de textos?

Para empezar, puedes convertir una tabla en rango yendo a la pestaña «Diseño». Este formato de tabla elimina todos los elementos de diseño de la tabla para mantener una tabla limpia. También puedes combinar celdas si es necesario.

Una vez que se configuran los detalles, la primera opción es guardar la tabla en formato PDF. Solo hay que cambiar el formato del documento en el momento de guardarlo.

También puedes insertar la tabla directamente en un documento como Microsoft Word copiando la tabla y pegándola en el documento de procesamiento de textos. Esto también es válido para crear un gráfico e insertarlo. La disposición es más fácil una vez en el documento de Word o PowerPoint.

¡Ya tienes todas las herramientas necesarias para crear tu propia tabla! Si necesitas empezar por el principio, haz clic aquí, cursos excel.

 

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